Privacy Policy

Privacy Policy
(mandatory information according to Art. 13 and 14 EU-GDPR)
With this information we are informing you about how your personal data is processed and
your rights under the data protection laws.


(1) Responsible for data processing
European Sport Economics Association (ESEA) e.V., Universitaetsstr. 25, 33615 Bielefeld,
Germany, legally represented by its committee according to § 26 BGB (German Civil Code),
e-mail: secretary-at-sporteconomics.eu.


(2) Data Protection Officer
Since less than 20 persons are regularly responsible for the handling and processing of
personal data, no data protection officer has been designated according to Art. 37 Sub 1 lit.
b and c GDPR in conjunction with § 38 BDSG-neu.


(3) Collection and use of personal data
Below you will find detailed information on how we use your personal data.
a. Administration of your membership
We use the following personal data to administer and manage your membership: name,
affiliation, date of birth, e-mail address, PhD student status. We use your personal data for
the fulfilment of contracts (Art. 6 Sub. 1 lit b GDPR). Your membership is the relevant
contract. We process the personal data for this purpose for the duration of the membership
and will delete them 2 years after your membership has ended. Between the end of your
membership and the deletion, we are only processing the personal data to a limited extent.
In addition, we store your personal data for the assertion of, or defense against, legal claims
or as long as there are legal obligations on storage.
b. Answering your contact requests
We use the following personal data to answer your contact requests: name, e-mail address,
content of your message. We process your personal data to fulfil the contract (Section 6 Sub.
1 lit. b GDPR). We only process the personal data for as long as we need to answer your
request. In addition, we only store your personal data for the assertion of, or defense
against, legal claims or as long as there are legal obligations on storage.
c. Administration of the access to the International Journal of Sport Finance
If you have attended the ESEA conference, you are entitled to electronic access to the
International Journal of Sport Finance. In that case, we share the following personal data to
administer the access to the International Journal of Sport Finance with the publisher of the
journal (FiT Publishing, International Center for Performance Excellence, West Virginia
University, 375 Birch Street, Morgantown, WV 26506-6116, United States of America):
name, e-mail address. We process the personal data for this purpose for the duration of the
membership. In addition, we only store your personal data for the assertion of, or defense
against, legal claims or as long as there are legal obligations on storage.
d. Images of public events
We produce photographic and video recordings of public association events (in particular
photos from the ESEA conference incl. the PhD workshop) that show our members and we
publish these on our webpage (www.sporteconomics.eu) to inform and report on public
association events. We process your personal data for this purpose based on our legitimate
interest on reporting the activities of our association (Section 6 Sub. 1 lit. f GDPR). We
process the personal data to fulfil this purpose. In addition, we only store your personal data
for the assertion of, or defense against, legal claims or as long as there are legal obligations
on storage.
e. Images from other events
We produce photographic and video recordings of other association events (in particular
photos from social events like the conference dinner) that show our members and we
publish these on our webpage (www.sporteconomics.eu) to inform and report on these
particular activities. We produce these photographic and video recordings of other sporting
activities based on our legitimate interest of reporting on the activities of our association
(Section 6 Sub. 1 lit. f GDPR). These images will only be published with your consent (Section
6 Sub. 1 lit. a GDPR). You may withdraw your consent at any time. Publication of images
based on consent before withdrawal remain legitimate. However, consent with multi-person
images is irrevocable unless the weighting of interests is not in your favor. We process your
personal data until withdrawal of your consent and otherwise up to the completion of the
purpose pursued. In addition, we only store your personal data for the assertion of, or
defense against, legal claims or as long as there are legal obligations on storage.
f. Images from keynote speeches
We produce photographic and video recordings of keynote speeches that show our
members, and we publish these on our website (www.sporteconomics.eu) and on YouTube
(www.youtube.com) to inform and report on these particular activities. We produce these
photographic and video recordings of keynote speeches based on our legitimate interest of
reporting on the activities of our association (Section 6 Sub. 1 lit. f GDPR). These images and
recordings will only be published with your consent (Section 6 Sub. 1 lit. a GDPR). You may
withdraw your consent at any time. Publication of images and recordings based on consent
before withdrawal remain legitimate. However, consent with multi-person images is
irrevocable unless the weighting of interests is not in your favor. We process your personal
data until withdrawal of your consent and otherwise up to the completion of the purpose
pursued. In addition, we only store your personal data for the assertion of, or defense
against, legal claims or as long as there are legal obligations on storage.
g. Images of board members and award winners
We use the following personal data to inform about our board members and award winners,
and we publish these on our website (www.sporteconomics.eu): name, e-mail, board
position, photo, short CV. These personal data will only be published with your consent
(Section 6 Sub. 1 lit. a GDPR). You may withdraw your consent at any time. We process your
personal data until withdrawal of your consent and otherwise up to the completion of the
purpose pursued. In addition, we only store your personal data for the assertion of, or
defense against, legal claims or as long as there are legal obligations on storage.
h. Chronicles
We use the following personal data to produce and publish chronicles of the association:
name, date of joining the association, date of leaving the association, presentations at ESEA
conferences (date, title, co-authors), board positions held. We produce and publish
chronicles based on our legitimate interest of the historical documentation of the activities
of the association (Section 6 Sub. 1 lit. f GDPR).


(4) Data Storage
Only personal data which are necessary for each specific purpose of the processing are
processed (Section 25 Sub. 2 lit. f GDPR). All data will be deleted as soon as they are no
longer required for the fulfillment of the purpose of their collection. We store membership
data using a cloud-based solution. Data is encrypted before being uploaded and can only be
decrypted using a password. Access to the membership data and the decryption password is
held by the general secretary and the president of the association.


(5) Your Rights
Providing the requirements in the respective regulations are met, each member of the
association has the following rights:
• the right of access according to Art. 15 GDPR,
• the right to rectification according to Art. 16 GDPR,
• the right to erasure (‘right to be forgotten’) according to Art. 17 GDPR,
• the right to restriction of processing according to Art. 18 GDPR,
• the right to data portability according to Art. 20 GDPR,
• the right to object according to Art. 21 GDPR,
• the right to complain to a data protection authority according to Art. 77 GDPR,
• the right to revoke a given consent to processing your personal data at any time.
Data processed before withdrawal is still valid.


(6) Changes
Our privacy policy may change from time to time. Any updates to the privacy policy will be
published on our webpage and sent to our members via e-mail.

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Datenschutz-Bestimmungen
(obligatorische Angaben gemäß Art. 13 und 14 EU-DS-GVO)
Diese Informationen erläutern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre
datenschutzbezogenen Rechte.


(1) Verantwortliche / Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
European Sport Economics Association (ESEA) e.V., Universitätsstr. 25, 33615 Bielefeld,
Deutschland, gesetzlich vertreten durch seinen Vorstand nach § 26 BGB, E-Mail:
secretary-at-sporteconomics.eu.


(2) Datenschutzbeauftragte / Datenschutzbeauftragter
Da weniger als 20 Personen regelmäßig für den Umgang und die Verarbeitung
personenbezogener Daten verantwortlich sind, wurde keine Datenschutzbeauftragte / kein
Datenschutzbeauftragter ernannt (gemäß Art. 37 Abs. 1 lit. b und c DS-GVO in Verbindung
mit § 38 BDSG-neu).


(3) Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten
Folgende persönliche Daten werden zur Verwaltung Ihrer Mitgliedschaft verarbeitet:
a. Verwaltung Ihrer Mitgliedschaft
Wir verwenden die folgenden persönlichen Daten, um Ihre Mitgliedschaft zu verwalten:
Name, Institution, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Status einers Doktorandin. Wir
verwenden Ihre personenbezogenen Daten zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. DS-GVO).
Ihre Mitgliedschaft ist der relevante Vertrag. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten
zu diesem Zweck für die Dauer der Mitgliedschaft und löschen sie 2 Jahre nach Beendigung
Ihrer Mitgliedschaft. Zwischen dem Ende Ihrer Mitgliedschaft und der Löschung verarbeiten
wir die personenbezogenen Daten nur in begrenztem Umfang. Darüber hinaus speichern wir
Ihre personenbezogenen Daten zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen
oder solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
b. Beantwortung Ihrer Kontaktanfragen
Wir verwenden die folgenden persönlichen Daten, um Ihre Kontaktanfragen zu beantworten:
Name, E-Mail-Adresse, Inhalt Ihrer Nachricht. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen
Daten zur Vertragserfüllung (§ 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO). Wir verarbeiten die
personenbezogenen Daten nur so lange, wie wir diese zur Beantwortung Ihrer Anfrage
benötigen. Darüber hinaus speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur zur
Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen oder solange gesetzliche
Aufbewahrungspflichten bestehen.
c. Verwaltung des Zugangs zum International Journal of Sport Finance
Wenn Sie an der ESEA-Konferenz teilgenommen haben, haben Sie Anspruch auf den
einjährigen elektronischen Zugriff zum International Journal of Sport Finance. In diesem Fall
geben wir die folgenden personenbezogenen Daten zur Verwaltung des Zugriffs auf das
International Journal of Sport Finance an den Herausgeber des Journals weiter (FiT
Publishing, International Center for Performance Excellence, West Virginia University, 375
Birch Street, Morgantown, WV 26506-6116, Vereinigte Staaten von Amerika): Name, E-Mail-
Adresse. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten zu diesem Zweck für die Dauer der
Mitgliedschaft. Darüber hinaus speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur zur
Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen oder solange gesetzliche
Aufbewahrungspflichten bestehen.
d. Bilder von öffentlichen Veranstaltungen
Wir produzieren Foto- und Videoaufnahmen von Veranstaltungen öffentlicher Vereinigungen
(insbesondere Fotos von der ESEA-Konferenz einschließlich des PhD-Workshops), die unsere
Mitglieder zeigen, und veröffentlichen diese auf unserer Webseite
(www.sporteconomics.eu), um über Veranstaltungen der Vereinigung zu informieren. Wir
verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu diesem Zweck auf der Grundlage unseres
berechtigten Interesses an der Meldung der Aktivitäten unseres Vereinigung (§ 6 Abs. 1 lit. f
DS-GVO). Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, um diesen Zweck zu erfüllen.
Darüber hinaus speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur zur Geltendmachung oder
Abwehr von Rechtsansprüchen oder solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
e. Bilder von anderen Veranstaltungen
Wir produzieren Foto- und Videoaufnahmen anderer Vereinigungsereignisse (insbesondere
Fotos von gesellschaftlichen Ereignissen wie dem Konferenzdinner), die unsere Mitglieder
zeigen, und veröffentlichen diese auf unserer Webseite (www.sporteconomics.eu), um über
diese besonderen Aktivitäten zu berichten. Wir produzieren Aufnahmen sportbezogener
Aktivitäten die auf unserem berechtigten Interesse beruhen über die Aktivitäten unserer
Vereinigung zu berichten (§ 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO). Diese Bilder werden nur mit Ihrer
Zustimmung veröffentlicht (§ 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit
widerrufen. Veröffentlichungen von Bildern aufgrund einer Zustimmung vor dem Widerruf
bleiben legitim. Zustimmungen zu Bilder von mehreren Personen sind unwiderruflich, es sei
denn, die Gewichtung der Interessen ist nicht zu Ihren Gunsten. Wir verarbeiten Ihre
personenbezogenen Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung und ansonsten bis zum
Abschluss ihres Zwecks. Darüber hinaus speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur
zur Geltendmachung von oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche oder solange gesetzliche
Aufbewahrungspflichten bestehen.
f. Bilder von Keynote-Vorträgen
Wir produzieren Foto- und Videoaufzeichnungen von Keynote-Vorträgen, die unsere
Mitglieder zeigen, und veröffentlichen diese auf unserer Website (www.sporteconomics.eu)
und auf YouTube (www.youtube.com), um über diese besonderen Aktivitäten zu informieren
und von ihnen zu berichten. Wir produzieren diese Foto- und Videoaufzeichnungen von
Keynote-Vorträgen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses über die Aktivitäten
unserer Vereinigung zu berichten (§ 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO). Diese Bilder und Aufzeichnungen
werden nur mit Ihrer Zustimmung veröffentlicht (§ 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO). Sie können Ihre
Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Veröffentlichung von Bildern und Aufzeichnungen bei
Zustimmung vor dem Widerruf bleibt legitim. Zustimmungen zu Bilder von mehreren
Personen sind unwiderruflich, es sei denn, die Gewichtung der Interessen ist nicht zu Ihren
Gunsten. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten bis zum Widerruf Ihrer
Einwilligung und ansonsten bis zum Abschluss ihres Zwecks. Darüber hinaus speichern wir
Ihre personenbezogenen Daten nur zur Geltendmachung oder Abwehr von
Rechtsansprüchen oder solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
g. Bilder von Vorstandsmitgliedern und Preisträgern
Wir verwenden die folgenden personenbezogenen Daten, um über unsere
Vorstandsmitglieder und Preisträger*innen zu informieren, und veröffentlichen diese auf
unserer Website (www.sporteconomics.eu): Name, E-Mail-Adresse, Funktion im Vorstand,
Foto, kurzer Lebenslauf. Diese personenbezogenen Daten werden nur mit Ihrer Zustimmung
veröffentlicht (§ 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung und
ansonsten bis zur Erfüllung des verfolgten Zwecks. Darüber hinaus speichern wir Ihre
personenbezogenen Daten nur zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen
oder solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.


(4) Datenspeicherung
Es werden nur personenbezogene Daten verarbeitet, die für einen bestimmten Zweck der
Verarbeitung erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 lit. f DS-GVO). Alle Daten werden gelöscht, sobald
sie zur Erfüllung des Erfassungszwecks nicht mehr benötigt werden. Wir speichern
Mitgliedsdaten mithilfe einer cloudbasierten Lösung. Daten werden vor dem Hochladen
verschlüsselt und können nur mit einem Passwort entschlüsselt werden. Der Zugriff auf die
Mitgliedsdaten und das Entschlüsselungskennwort erfolgt durch den Geschäftsführer / die
Geschäftsführerin und den/die Präsidenten/in der Organisation.


(5) Ihre Rechte
Sofern die Anforderungen der jeweiligen Bestimmungen erfüllt sind, hat jedes Mitglied
folgende Rechte:
• das Zugangsrecht gemäß Art. 15 DS-GVO,
• das Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DS-GVO,
• das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) gemäß Art. 17 DS-GVO,
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DS-GVO,
• das Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DS-GVO,
• das Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO,
• das Recht, sich bei einer Datenschutzbehörde gemäß Art. 77 DS-GVO zu beschweren,
• das Recht, eine gegebene Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten
jederzeit zu widerrufen. Vor dem Widerruf verarbeitete Daten sind weiterhin gültig.


(6) Änderungen
Unsere Datenschutzbestimmungen können sich von Zeit zu Zeit ändern. Alle
Aktualisierungen der Datenschutzrichtlinie werden auf unserer Webseite veröffentlicht und
per E-Mail an unsere Mitglieder